稟議書申請の決裁ワークフロー電子化の壁を破る方法

柔軟なワークフローシステムで複雑な経路もシステム化

働き方改革の一手として業務標準化に取り組みたいけれど、「稟議」ワークフローを標準化してシステム化することは難しい、とあきらめていませんか？ワークフローが複雑で、すべてを標準化するなんて無理！と思われるような稟議も「SmartDB」なら実現できます。多様な承認フローをシステム化できるので、組織の意思決定スピードを劇的に向上していけます。

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オンライン上で契約書の作成から締結まで「SmartDB」内で一貫して電子契約ができる「クラウドサイン連携オプション」を提供しています。電子契約の導入を検討されている方へ有効な電子化の方法、始め方についてお伝えします。

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稟議書の承認、決裁に相当な時間がかかっていませんか？

大規模組織では稟議書ワークフローの起案から承認、決裁まで、最低でも1週間、最大1ヶ月かかるなんてことも。こんなに時間がかかっていては、ビジネスチャンスを逃してしまいます。時間がかかる大きな要因のひとつは「紙」による回付であり、物理的なやり取りになってしまうこと。紙を電子化するためにワークフローシステムを導入するというのが解決策ではありますが、紙を電子化するだけでは、回付状況の可視化やボトルネック解消にはつながりません。稟議書ワークフローの手続きを標準化し、ただのペーパーレス化ではないシステム化を行うことが必要です。

紙による稟議書ワークフローでは・・・

大量の紙文書を添付書類として準備する必要がある
回付の繰り返しで書類が紛失してしまう

承認者が多く直列であり不備があると手戻りが大きい
承認者が自由に追加され承認ルートが長くなっていく

だれの手元に稟議書があるのかわからない
いつ承認・決裁されるのか予測がつかない

稟議書ワークフローをパターンで分類して標準化する

コロナ禍の影響もあって、紙による稟議書の回付を電子化する動きが一気に広まりました。
しかし、なかなかワークフローシステムの導入に踏み切れない。
その理由として、稟議書ワークフローの複雑性が大きな壁として立ちはだかっているという企業も多いのではないでしょうか。

まずは稟議書ワークフローのパターンを抑え、整理しましょう。パターン化したら、無駄はないかという観点で最適化していきます。イレギュラーなパターンについても、どういう場合に発生するのか整理しましょう。パターン化、最適化を繰り返し、標準化していきます。

稟議書ワークフローを標準化していくまでの流れをご紹介します。

Step.1 パターン化: 稟議書ワークフローの情報を収集し、分類してパターン化します。

Step.2 項目定義: 分類したパターン毎に必ず記載すべき項目、任意の項目を定義しましょう。

Step.3 承認ルート定義: 分類したパターン毎に承認ルートを定義しましょう。

稟議書ワークフローをシステム化するメリット

標準化できてしまえば、あとは画面から定義していくだけ。「SmartDB」上ですぐに稟議書ワークフローが実現できます。システム化によって稟議書の回付は大幅に時間短縮でき、効率化・コスト削減につながります。

手間を省いて自動化

申請者への承認、決裁、否認、差戻しへの通知を自動化
承認者への承認依頼の通知を自動化
承認後の決定事項共有を関係者に自動で一斉配信
書類は電子データをドラッグ＆ドロップで添付
パターン化できる承認ルートをシステムに組み込み自動反映する

追跡と記録

申請者はいつでも現在の承認者がだれなのか確認ができる
誰がいつ承認したのか記録が残る
差戻し時の指摘はもちろん承認時のコメントも記録に残る

システム化のメリットを最大限に活かす

直列ではなく並列合議を実現することで合議にかかる時間を短縮

標準化された稟議書ワークフローに柔軟性を加える

標準化し、システム化できました。しかし、紙だからこそ行えていた承認者の追加や、承認ルートにいない人に意見をもらいたいといった柔軟性は、あきらめざるを得ないのでしょうか？このような稟議だからこそ、完全にパターン化できない部分はありませんか？「SmartDB」なら、このような標準化の枠に収まりきらない柔軟性をもったワークフローも実現することができます。

回付中に承認者が合議先や承認者を追加したい

承認者ではないけれど○○部長の意見を求めたい

「Microsoft 365」や「クラウドサイン」との連携もスムーズ

全社共通の基盤として「Office365」が導入されている場合も「SmartDB」なら大丈夫。「SmartDB」は「Microsoft 365」との連携もスムーズです。「Azure AD」連携はもちろん、「Sharepoint」にWebパーツとして埋め込むことができるので、ワークフローシステムとしてシームレスに「SmartDB」を利用できます。また、クラウドサイン連携オプションによりオンライン上で契約書の作成から締結まで、一貫して行うことができます。

「SmartDB」の「Microsoft 365」連携
 「SmartDB」と「クラウドサイン」連携

「SmartDB」で稟議書ワークフローをスピードアップ

稟議書ワークフローは、承認者とのやりとりに時間とコストをかけるのではなく、本来時間をかけるべき内容のチェックに集中しませんか？標準化・システム化を「SmartDB」で進めることで意思決定までのスピードアップはもちろん、手続きがスムーズになり、大きなコスト削減効果が見込めます。
さらに「SmartDB」には大企業の複雑な稟議書ワークフローを標準化し実現した実績・事例が豊富にあり、ノウハウも多くありますので活用しない手はありません。
稟議書ワークフローを標準化し「SmartDB」でシステム化を実現しましょう。

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